文書情報管理士

保管、管理が必要

ISOがスタートして以来、それまでペーパーレスが常識だった社会に、紙で保存することを義務づけられたルールは衝撃でした。
誰が見ても分かるようにする、というのはある意味企業のアイデンティティーを殺すことになると思われたからです。
しかし、テープからフロッピー5インチ、3.5インチ、CDと媒体の母体が目まぐるしく変わるのを目の当たりにし、電子化された文書が物理的に読めなくなる危険性を感じてもいました。

紙媒体で記録を残すことの重要性とは裏腹に、災害や事故などで焼失する危険性も同時に存在するのです。
しかしながら、契約書など電子化できない情報もあり、紙による情報を確実に保管、管理することが求められているのです。
それと同時に、金融商品取引法で内部統制の強化が求められ、活動状況の記録と保存、財産報告に関し第三者が検証するための証拠書類の提出が義務付けられています。

e-文書法

紙媒体で管理する事の危険性を回避する方法として生まれたのがe-文書法です。
法令はJIIMA、すなわち公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が発令し紙媒体で保存を義務付けられている書類に関してはスキャニングにより画像データとして保存することが認められました。
こうして電子化された情報を保管管理するのが文書情報管理士なのです。

文書情報管理士の資格を取得するためには、資格試験を受ける必要があります。
認定はJIIMAで行われスタートから15年を経過しており、現在累計は11000人程が資格を取得しているのです。
紙をスキャンして残すのは定型文書なら比較的簡単ですが、設計図面などの場合どの様にしてスキャニングして、どの様な形で電子媒体化するのかという知識が必要になります。

文書情報管理士は必要な知識を持ち、書類を安全に長期保存するためにマイクロフィルムに撮影するためのテクニックが必要なのです。
資格は2級、1級、上級の3階級あり、2級は誰でも受検が可能です。
1級の受験資格は2級を取得していることが条件として挙げられ、上級の受験資格はCompTIA CDIA+という試験に合格していることが条件となっています。

文書管理の必要性

東日本大震災を経験している日本人にとって、紙媒体のみならず地域で保管している電子媒体が消失してしまう危険性を常に感じています。
街が機能しなくなる様な大きな災害に遭っては、文書も電子媒体も意味をなさなくなる可能性があるのです。
その様な場合に備え、電子化された文書を永久保存するためのノウハウを熟知している専門家の存在が重要なのです。

また、紙媒体での保管の場合、頻繁に出し入れするのは業務の上でも効率が悪く、電子文書による簡便な取扱いが出来、尚且つ媒体そのものが変化しても対応できる様メンテナンスすることが求められます。
文書情報管理士はITの知識も必要とされ、資格取得にはかなりの知識が必要なのです。

文書情報管理し検定試験

試験会場は全国各地にあり、試験は年に2回筆記のみで行われますが、資格取得に際し2日間のセミナーが開催され、全員合格を目指すものです。
受講料は階級に関係なく一律10,284円で、学生は6,685円となっており、いずれも税込金額です。
Webで申し込んだ後、コンビニで支払いをします。